Votebox: Live Abstimmungstool für Versammlungen und Wahlen

Schluss mit mühsamem Auszählen!

Das Votebox elektronisches Abstimmsystem würde ausschließlich entwickelt um Versammlungen und Wahlen effizient durchführen zu können.
Mit dem Einsatze werden Sie Zeit zu sparen: Direkt nach den Abstimmungsvorgang stehen ihnen die Ergebnisse zu Verfügung und können Sie weiter zum folgendes Tagungsordnungspunkt. Gerne stellen wir ihnen auf diese Seite ihnen das Live Abstimmungstool detailliert vor.

Live Abstimmungstool für:

Delegierten- und Mitgliederversammlungen (Verbände, Kammer, Vereine)
Generalversammlungen und Vertreterversammlungen von Genossenschaften
(Wohnung) Eigentümerversammlungen
Jahreshauptversammlungen von Gesellschaften
Betriebsratssitzungen, Personalratssitzungen
Betriebs und Gewerkschaft Versammlungen
Parteitagen (Bundes / Landesebene)
Sitzungen von Gemeinderäten (Kommunen) und Kreistagen (Landkreise)

Sie haben die Wahl: Präsenz, Hybride und Virtuelle Veranstaltungen

Mit das Votebox live Abstimmungstool haben sie ein zuverlässiges System an der Hand für ihre nächste Versammlung. Je nach ihrer Anwendung lassen sich die Parameter nach ihren Bedürfnissen einstellen. Das System ist einsetzbar auf Präsenzveranstaltungen, die Abstimmenden bekommen dann ein Abstimmgerät. Ihre nächste Versammlung ist eine virtuelle Versammlung? Votebox kann auch als reine Webapp verwendet werden. Ein Teil Präsenz und der Rest online? Selbstverständlich kann Votebox auch auf Hybride Mitgliederversammlungen eingesetzt werden. TEDsystems ist offizieller Partner von Votebox. Wir bieten die Lösung zur Miete oder Kauf an, mit oder ohne technische Begleitung vor Ort oder Online. Wir begleiten jährlich zahlreiche Veranstaltungen mit unsere Abstimmsysteme und können uns verlassen auf ein großes Partnernetzwerk.

Abstimmen mit Abstimmgeräte:

Wenn bei einer Versammlung Abstimmgeräte verwendet werden, wird die Zuordnung der Geräte den Stimmberechtigten in der Wahlsoftware vermerkt. Jedes Abstimmgerat hat ein einzigartige ID (Nummer). Bei gewichtete Stimmanteilen muss 1 Gerät an 1 Person gekoppelt werden. Die Abstimmgeräte müssen dann den Stimmberechtigten entsprechend persönlich verteilt werden. Wenn es keine Gewichtung gibt kann der Abstimmberichtigte irgendein Abstimmgerät verwenden. Im letzten Fall ist es nicht nahvollziehbar wer welchen ID hat. Die Kommunikation zwischen Software und Abstimmgeräte erfolgt über Funk, mittels eines USB-Funkempfängers. Dabei wird kein Internet benötigt und der Wahlcomputer kann einfach aus dem Netz genommen werden.

Abstimmen mit der Webapp:

Besonders bei Online- und Hybridversammlungen stimmen die Stimmberechtigten über eine WebApp ab. Die WebApp kann ohne Installation aus einem beliebigen Browser auf Smartphone, Tablet oder PC aufgerufen werden.
Im Vorfeld einer Versammlung werden in der Wahlsoftware die Stimmberechtigten eingegeben inklusiv einer persönlichen und eindeutigen PIN. Diese Authentifizierungsinformationen werden automatisch mit dem WebApp-Server synchronisiert. Die Stimmberechtigten erhalten kurz vor der Versammlung in einer E-Mail die sitzungsspezifische URL zur WebApp und die persönliche PIN, mit der sie sich in der WebApp authentifizieren.

Die Votebox Software: Umfangreiche Parameter, Funktionen und Darstellung Möglichkeiten

Die Votebox Software ist eine autarke Applikation und quasi die Kommandozentrale von das Live Abstimmungstool: Hier geben Sie nicht nur die Tagungsordnung ein, aber verwalten Sie in der Vorbereitung auch die Mitglieder und denen ihren Stimmgewichtung und/oder Vollmachten, während der Versammlung öffnen und schließen Sie hier die Abstimmung und können Sie während die Versammlung noch Anpassungen in die Anwesenheitsliste vornehmen. und im Nachgang finden Sie hier die Daten vergangene Sitzungen. Die Abstimmenden können nur abstimmen über die angegebenen Möglichkeiten: Somit ist auch Schluss mit falscher Stimmabgabe.Das Live Abstimmungstool bietet ihnen unterschiedliche Optionen und Parameter: Je nach ihren Vorstellungen, Wünsche, Satzung und die Tagesordnung können Sie:

Die Ergebnisbalken live an der Leinwand zeigen - die bauen sich dann während der Abstimmung oder Wahl dann auf - oder das Ergebnis erst nach schließen der Abstimmung (ggf. erst noch nach Überprüfung vom Wahlleiter) zeigen.
Mit der Funktion „Sitzplan“ lässt sich das einzelne Abstimmverhalten live anzeigen: Bei offener Wahl oder Abstimmung zeigt diese Funktion das Abstimmverhalten der einzelnen Abstimmender an, bei geheimer Abstimmung ob diese Person abgestimmt hat (aber nicht wie er abgestimmt hat)
Einstellbare Quorumparameter und Darstellung der Ergebnisse pro Abstimmung/Wahl: Anzeige des Quorums, der Stimmanzahl und Prozentsatz, mit oder ohne Entscheidung
Die Delegierten in Gruppen oder nach Fraktion einteilen und die Ergebnisse gesammelt anzeigen
Während die Versammlung Abstimmenden hinzufügen oder rausnehmen und Vollmachten verwalten/verteilen

Offener Wahl/Abstimmung:

Bei einer offenen Abstimmung/Wahl werden die Abstimmungsverhalten namentlich gespeichert. Dem Publikum kann angezeigt werden, wer was abstimmt oder abgestimmt hat. Es können auch nicht-namentliche Ergebnisse angezeigt werden. Es können nachträglich Protokolle erstellt werden, mit den Namen der Stimmberechtigten und was sie abgestimmt haben. Es können auch nicht-namentliche Protokolle erstellt werden.

geheime Wahl/Abstimmung:

Bei einer geheimen Abstimmung/Wahl werden nach der Abstimmung die Ergebnisse der Abstimmung anonym gespeichert. Dem Publikum kann nicht angezeigt werden, wer was abstimmt oder abgestimmt hat. Die Protokolle enthalten keine Namen der Stimmberechtigten (mit Ausnahme von Anwesenheitslisten). In der Datenbank und in den Programm-Logs ist kein Rückschluss zwischen Abstimmende und abgegebene Stimme möglich.

Vollmachten/Stimmübertragungen:

In der Wahlsoftware können Vollmachten zwischen Stimmberechtigten vergeben werden. In diesem Fall dürfen und kann die Stimmberechtigte, die Vollmachten erteilt haben, nicht abstimmen. Wenn die Abstimmung über Abstimmgeräte erfolgt, erhalten Stimmberechtigte, denen Vollmachten erteilt wurden, zusätzlich die Abstimmgeräte der entsprechenden Stimmberechtigten. Wenn die Abstimmung über WebApp erfolgt, können Stimmberechtigte in der WebApp sowohl für sich als für die Stimmberechtigten, deren Vollmachten ihnen übertragen wurden, abstimmen, ggf. mit unterschiedlichen Antworten.

Ein paar Wörter zum Sicherheit und Datenschutz:

Sicherheit der WebApp

Der WebApp-Server wird an einem sicheren Standort von der Firma OVH (europäischem Marktführer im Cloud-Business) in der EU (Frankreich) gehostet. Mit dieser Firma wurde einen Vertrag über Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO geschlossen. Der Zutritt wird nur nach einem definierten Sicherheitsverfahren gewährt. Auf dem WebApp- Server kann nur im Rahmen des definierten Berechtigungskonzeptes zugegriffen werden. Der Zugriff auf das Netzwerk ist auf spezifische Administrator-Konten mit komplexen und regelmäßig ablaufenden Passwörtern beschränkt.

Auf dem WebApp-Server werden als Personenbezogenen Daten lediglich die Authentifizierungsdaten (Name der Stimmberechtigte in Kombination mit PINs) gespeichert, nicht die Abstimmungsverhalten. Diese Authentifizierungsdaten werden jede Nacht automatisch gelöscht.

Der Zugriff auf die WebApp findet ausschließlich über HTTPS und WebSocket Secure connection verschlüsselt statt. Die Versammlung wird mit einer eindeutigen 6-Buchstaben-Code identifiziert

Für die Authentifizierung der Stimmberechtigte werden eindeutige PINs verwendet. Der Kunde kann die Komplexität der PINs selbst bestimmen. Empfohlen werden 8-stelligen PINs mit Verwendung von Zahlen, Groß/Klein-Buchstaben und Sonderzeichen.

Sicherheit der Wahlsoftware

Wenn die Wahlsoftware beim Kunden installiert und gesteuert wird, ist der Kunden für das Löschen der Daten verantwortlich.

Wenn die Wahlsoftware über TEDsystems gesteuert wird, werden alle Daten (insbesondere personenbezogenen Daten einer Versammlung) eine Woche nach Erstellung der Abstimmungsprotokolle gelöscht, wenn nicht anders vom Kunden gewünscht.

Verarbeitung personenbezogener Daten / DSGVO

Sämtliche personenbezogenen Daten, die in der Wahlsoftware und der WebApp verarbeiten werden, werden in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (DSG und DSGVO) vertraulich und unter höchster Sorgfalt behandelt.

Wenn die Wahlsoftware beim Kunden installiert und gesteuert wird, und die Abstimmgeräte für die Abstimmung verwendet werden, erfolgt keine Datenverarbeitung durch uns.

In den anderen Fällen wird ein Vertrag über Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO mit dem Kunden geschlossen.